メールはとても便利なビジネスツール

ビジネスメールの基礎知識

仕事の関係先とメールでやり取りする機会は、これからどんどん増えていくだろう。電話だと不在だったり、他の電話に出ている場合もある。そんなときは何度もかけ直したりして面倒だし、忙しいときは迷惑がられることもある。その点メールだと、お互いのペースを乱さずにすむ。そう考えると、メールはとても便利なビジネスツールだ。

ビジネスメールの注意点

すでに1章でも、メールの書き方の基本は簡単に触れているが、おさらいの意味でもう少し詳しく書いておこう。まず「誰に宛てたメールなのか」を明確にしよう。会社で、個人別のメールアドレスがある場合はよいが、会社にひとつという場合もある。そういうところは社員全員でアドレスを共有しているので、送りたい相手以外の人がメールをチェツクすることもある。なので、できればタイトルに送り先の担当者名を入れておこう。たとえば【納品の件/前田様】というように。

内容についてだが、まず宛て先を、そして挨拶、本文へと続く。つまり普通のビジネスレターと同じだ。もちろん、敬語を使うことは当たり前。まちがっても顔文字や絵文字は使用しないこと。「♪」などの記号も使わないほうが無難だ。あくまでオフィシャルな文章であることを忘れずに。女子高生ではないのだから。

納品や発送の確認などの場合は、挨拶文を省略することが多い。たとえば次の例を見てもらいたい。

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